仕事で日本を訪れるとき：名刺、会議、本当に大切なビジネスマナー
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答え特に重要なのは次の3点です。名刺を十分に用意し、正しい方法で交換すること――立ち上がり、相手から読める向きで氏名と会社名を向け、両手で差し出します。両手で受け取り、内容を確認し、会議中は自分の前のテーブルに置きます。決してズボンの後ろポケットには入れません。次に、時間を守ること。つまり5～10分前に到着します。そして、会議は事前に合意された内容を確認する場であることが多いと理解することです。意思決定は、合意形成を調整する人たちが会議と会議の間に行う「根回し」を通じて進めます。また、「検討します」は、しばしば断りを意味します。服装は控えめにし、案内された席順に従い（来客はドアから最も遠い席に座ります）、雑談は相手側の上位者に任せます。初回の会議で贈り物は必須ではありませんが、地元の小さな品を包装して持参すると好意的に受け取られます。
仕事で日本を訪れる人は、お辞儀の角度、席順、名刺を両手で扱うことなど、使い切れないほど多くの助言を受けます。その大半は、できれば望ましいという程度です。会議の進み方を本当に左右するポイントはごくわずかで、外国人が努力していることが伝われば、ほかの間違いはたいてい許容されます。
名刺
| すること | しないこと |
|---|---|
| 1週間にわたって会議があるなら50～100枚用意します。裏面が日本語の名刺は喜ばれます（日本の印刷店なら1日、3,000～5,000円で作成できます） | 途中で名刺を切らすこと――準備不足と受け取られます |
| 立ち上がり、1人ずつ、役職の高い人から交換します。文字を相手に向けて両手で差し出し、自分の氏名と会社名を伝えます | 片手で差し出したり、テーブル越しに滑らせたりすること |
| 両手で受け取り、氏名と役職を確認して、「ありがとうございます」または「よろしくお願いします」と伝えます | すぐにポケットへ入れること |
| 受け取った名刺は自分の前のテーブルに置き、席順に合わせて並べます（最も役職の高い人の名刺を一番上にします）。会議中はそのまま置いておきます | 書き込む、折り曲げる、ズボンの後ろポケットに入れる、置き忘れること |
| 名刺入れ（1,000～3,000円）――交換後の名刺は名刺入れにしまいます | 財布やバッグの中にそのまま入れること |
会議
| 項目 | 想定しておくこと |
|---|---|
| 時間 | 5～10分前に到着します。5分でも遅れる場合は、事前に電話で謝罪し、到着後にも直接謝罪します |
| 席順 | 案内されるまで待ちます。来客はドアから最も遠い上座、迎える側はドアに近い席に座ります。勧められてから着席します |
| 会話の順序 | 相手側の上位者が主導する雑談（天気、今回の旅、相手の街など）の後、本題に入ります。上位者が話している間、相手側のほかの人が黙っていることがあります――沈黙は考えているということであり、反対を意味するとは限りません |
| 意思決定 | その場で決まることはほとんどありません。提案は事前に関係者へ回され（根回し）、稟議によって承認されます。資料は3～5日前に送付します。「検討します」と言われることがありますが、遠回しな断りや「まだ決められない」という意味の場合が少なくありません |
| 「はい」 | 「はい」は「聞いています」という意味であり、「同意します」とは限りません。合意のサインとして、具体的な次の手順が示されるかを確認します |
| 通訳 | 短い文で話し、間を取ります。通訳者ではなく相手に向かって話します |
| 資料 | 全員分の印刷資料を用意します（現在も一般的です）。内容は詳しく、数字を含めます。日本側の出席者はスライドを細かく読みます |
| 終了時 | 相手がエレベーターや建物の入口まで見送り、ドアが閉まるまでお辞儀をすることがあります――こちらも振り返ってお辞儀を返します |
| フォローアップ | 当日中にお礼のメールを送ります。詳しい議事録も重視されます |
服装、贈り物、会食
- 服装：男性は濃色のスーツ、白または淡色のシャツ、控えめなネクタイ、女性はスーツ、またはジャケットを合わせたワンピース、低いヒール、控えめなアクセサリーが基本です。クールビズ（5～9月）では、多くの職場でジャケットやネクタイを着用しなくても問題ありません――相手に合わせます。オフィスへ入る前にコートを脱ぎます。
- 贈り物：必須ではありません。出身地の小さな地域産品を包装したもの（菓子、お茶、地元の工芸品など）を会議の終わりに「つまらないものですが」と言って渡します。4個入りの品、刃物、非常に高価な品は避けます（相手に返礼の負担を感じさせるためです）。
- 会食（接待）：注文や酒を注ぐことは相手側に任せます。注いでもらうときはグラスを持ち、ほかの人には自分が注ぎます。乾杯まで待ちます。料理をきっぱり断らず、少量だけ受け取れば問題ありません。支払いは相手側が行います――会計をめぐって強く譲り合わず、自国で迎える機会にお返しします。飲酒は任意であり、現在は断っても受け入れられます。
- 名前と役職：姓＋さん（「田中さん」）と呼びます。相手の社員は、氏名の代わりに役職（部長、課長、社長）を使うことがあります。ビジネスでは名前（ファーストネーム）では呼びません。
- お辞儀：挨拶では軽いお辞儀（15度）、感謝や謝罪では30度のお辞儀をします。外国人とは握手をすることも一般的です――相手に合わせ、お辞儀と握手を無理に同時にしないようにします。正確なお辞儀ができることまでは期待されていません。
- 言葉：「はじめまして」「よろしくお願いします」「お世話になります」といった簡単な表現をいくつか使うだけでも、予想以上に好意的に受け止められます。
- 判子と契約：現在も多くの企業が、契約の締結に会社印（判子）を使用しています。2020年以降は電子署名も普及しつつあります。契約書は欧米のものより短く、人間関係が重視されます――条項ごとの交渉より、会議前までに築いた関係のほうが重要です。
- 外国人への許容：努力していることが伝われば、間違いは許容されます。特に避けるべきなのは、遅刻、名刺をぞんざいに扱うこと、会議中に決断を迫ることです。
[要確認] マナーに関する内容は編集上の総合的な整理です。公開前にクールビズの期間と、JETROのガイダンスの表現を確認してください。
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出典
- JETRO（日本貿易振興機構）— 日本のビジネスマナーとコミュニケーション
https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/
- 外務省 — Web Japan：商習慣
https://web-japan.org/
- 環境省 — クールビズキャンペーン（5～9月の職場の服装）
https://ondankataisaku.env.go.jp/coolchoice/coolbiz/
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この記事について
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