到日本出差：名片、会议，以及真正重要的礼仪

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答案三件事承担了大部分分量：带足名片（名刺，meishi）并正确交换——起身，双手递出，姓名和公司朝向对方，双手接过，读一读，会议期间把名片摆在自己面前的桌上，绝不放进后裤袋；守时，也就是提前 5–10 分钟到；以及理解会议往往是为了确认事先已经谈妥的事情，因此决定是在会议之间由那些负责协调共识的人（根回し，nemawashi）做出的，而「我们会研究一下」（検討します，kentō shimasu）经常意味着不行。着装保守，按照对方给你的引导入座（客人坐离门最远的位置），让对方那边职位最高的人主导寒暄。首次见面送礼并非必须；一件来自家乡的、包装好的小小地方特产会很受欢迎。

到日本出差的人收到的建议远多于他们用得上的——鞠躬的角度、座次、双手递名片。大部分只是锦上添花。真正会改变一场会议走向的只有少数几点，其余的，只要外国人看得出在努力，都会被原谅。

名片（名刺）

该做的	不该做的
一周的会议准备 50–100 张；背面印有日文的名片会受到欣赏（日本的印刷店一天就能做好，¥3,000–5,000）	用完了——这会被看作没有准备
起身，一次一位、从职位高的人开始交换；双手递出，文字朝向对方，报出自己的姓名和公司	单手递出，或把名片从桌面滑过去
双手接过，读一读（姓名、职务），说「谢谢」（ありがとうございます，arigatō gozaimasu）或「请多关照」（よろしくお願いします，yoroshiku onegaishimasu）	马上塞进口袋
把收到的名片摆在自己面前的桌上，按座次排列（最上面那张 = 职位最高的人），整场会议都这样放着	在上面写字、把它折弯、放进后裤袋，或者忘了带走
名片夹（¥1,000–3,000）——会后再把名片收进名片夹	放钱包里或散在包里

会议

项目	会是什么样
时间	提前 5–10 分钟到；哪怕只迟到 5 分钟，也应当事先打电话致歉、见面后再当面致歉
座次	等对方引导；客人坐离门最远的位置（上座，kamiza），主人坐离门最近的位置。受邀后再坐下
谈话顺序	由对方的资深者主导寒暄（天气、你的行程、他们的城市）；然后进入议程。资深者说话时，他们团队的其他人可能一言不发——沉默是在思考，不是不同意
决定	很少在会议室里做出。提案会事先在内部流转（根回し），并通过逐级会签（稟議，ringi）获得批准。请提前 3–5 天发送资料；预料会听到「我们会研究一下」（検討します），这往往是委婉的拒绝或「还不到时候」
「是」	「是」（はい，hai）的意思是「我在听」，不是「我同意」。真正的信号是具体的下一步
口译	用短句说话，留出停顿；看着对方，而不是口译员
资料	给每个人准备纸质讲义（现在仍然常见），内容详细、有数字；日方会仔细阅读幻灯片
结束	主人可能会送你到电梯或大楼门口，并一直鞠躬到电梯门关上——请转身回礼
后续	当天用邮件致谢；详细的会议纪要很受重视

着装、礼物、餐叙

着装：男性 深色西装、白色或浅色衬衫、保守的领带；女性 套装或连衣裙加外套、低跟鞋、首饰从简。Cool Biz（清凉商务，5–9 月）意味着许多公司可以不穿外套、不打领带——跟着主人的做法走。进办公室前先脱掉大衣。
礼物：并非必须；在结束时递上一件来自家乡的 小巧、包装好的地方特产（点心、茶、当地手工艺品），并说「不成敬意」（つまらないものですが，tsumaranai mono desu ga）。避免 四件一套、刀具，以及 过于贵重的东西（会造成人情负担）。
餐叙（接待，settai）：由主人点菜、由主人斟酒，就让他们来；别人给你斟酒时把杯子端起来；也为别人斟酒；等到干杯（乾杯）再喝；不要直接拒绝食物——吃一小份就可以；由主人买单——不要抢着付账；回到自己的主场时再回请。喝酒并非必须，如今拒绝也是可以接受的。
称呼与职务：姓氏 + san（さん）（「田中さん」，Tanaka-san）；职务（部长 buchō ＝部门负责人，课长 kachō ＝科室主管，社长 shachō ＝公司总裁） 会被他们的下属用来代替姓名。商务场合不使用名字（first name）。
鞠躬：打招呼时点头式鞠躬（15°），致谢或致歉时 30°；与外国人握手也很常见——跟着对方来，不要别扭地把鞠躬和握手混在一起。没有人指望你鞠躬鞠得标准。
语言：几句话——初次见面（はじめまして，hajimemashite）、今后请多关照（よろしくお願いします）、承蒙关照（お世話になります，osewa ni narimasu）——能带来远超其分量的善意。
印章与合同：许多公司仍然用 公司印章（判子，hanko） 签署合同；电子签名 自 2020 年起在普及。日本的合同比西方的短，关系本身有分量——会前建立的关系比逐条谈判更重要。
对外国人的宽容度：只要努力看得出来，失误是会被原谅的。不可原谅的是 迟到、随便对待名片，以及在会议室里逼对方当场做决定。

[待核实] 礼仪规范属于编辑部的综合整理；发布前请核实 Cool Biz 的实施期间以及 JETRO 相关表述的措辞。

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出处

日本贸易振兴机构（JETRO, Japan External Trade Organization）——日本的商务礼仪与沟通

https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/

日本外务省——Web Japan：商务习惯

https://web-japan.org/

环境省——Cool Biz（清凉商务）行动（5–9 月的办公室着装规范）

https://ondankataisaku.env.go.jp/coolchoice/coolbiz/

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