업무로 일본을 방문할 때: 명함, 회의, 그리고 정말 중요한 매너

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답무게의 대부분을 차지하는 것은 세 가지입니다. 첫째, 명함(名刺·메이시)을 넉넉히 준비하고 제대로 주고받는 것 — 일어서서, 두 손으로 건네고, 이름과 회사명이 받는 사람 쪽을 향하게 하고, 두 손으로 받고, 한 번 읽고, 회의 동안 자기 앞 탁자 위에 놓아 두며, 절대로 뒷주머니에 넣지 않습니다. 둘째, 시간을 지키는 것, 즉 5–10분 일찍 도착하는 것입니다. 셋째, 회의는 사전에 합의된 내용을 확인하는 자리인 경우가 많다는 점을 이해하는 것입니다. 결정은 회의와 회의 사이에, 합의를 조율하는 사람들(根回し·네마와시)에 의해 이루어지며, 「검토하겠습니다」(検討します·겐토시마스)는 흔히 거절을 뜻합니다. 옷차림은 보수적으로 하고, 안내받은 자리에 앉고(손님은 문에서 가장 먼 자리), 상대 쪽에서 가장 윗사람이 가벼운 대화를 이끌게 두십시오. 첫 만남에 선물은 필수가 아닙니다. 고국의 작은 지역 특산품을 포장해서 건네면 좋아합니다.

일본에 출장 오는 사람은 쓸 수 있는 것보다 훨씬 많은 조언을 듣습니다. 인사할 때의 각도, 자리 순서, 두 손으로 건네는 명함. 대부분은 있으면 좋은 정도입니다. 회의의 흐름을 실제로 바꾸는 것은 몇 가지뿐이고, 나머지는 노력하는 모습이 보이는 외국인에게는 너그럽게 넘어가 줍니다.

명함(名刺)

이렇게	이렇게는 하지 않기
일주일 일정이라면 50–100장 준비; 뒷면에 일본어가 있는 명함은 좋은 인상을 줍니다(일본의 인쇄소에서 하루면 만들어 주며 ¥3,000–5,000)	다 떨어지는 것 — 준비가 부족해 보입니다
일어서서, 한 사람씩, 윗사람부터 교환; 두 손으로 건네고, 글자가 상대를 향하게 하고, 이름과 회사명을 말하기	한 손으로 건네거나 탁자 위로 밀어 보내기
두 손으로 받고, 읽고(이름·직책), "감사합니다"(ありがとうございます, arigatō gozaimasu) 또는 "잘 부탁드립니다"(よろしくお願いします, yoroshiku onegai shimasu)라고 말하기	받자마자 주머니에 넣기
받은 명함을 자기 앞 탁자에 놓고, 자리 순서대로 배열(맨 위 = 가장 윗사람), 회의 내내 그대로 두기	명함에 글씨 쓰기, 접기, 뒷주머니에 넣기, 두고 나오기
명함 지갑(¥1,000–3,000) — 회의가 끝난 뒤에 명함 지갑에 넣기	지갑이나 가방에 아무렇게나 넣기

회의

항목	예상되는 흐름
시간	5–10분 일찍 도착; 5분만 늦어도 사전에 전화로, 만난 뒤에 다시 직접 사과하는 것이 예의입니다
자리	안내를 기다리십시오; 손님은 문에서 가장 먼 자리(上座·가미자), 주최 측은 문에 가까운 자리에 앉습니다. 권할 때 앉으십시오
대화 순서	상대 쪽 윗사람이 가벼운 대화(날씨, 여정, 그 도시 이야기) 를 이끌고, 그다음 안건으로 들어갑니다. 윗사람이 말하는 동안 나머지 팀원은 조용할 수 있습니다 — 침묵은 생각 중이라는 뜻이지 반대가 아닙니다
결정	회의실에서 내려지는 일은 드뭅니다. 제안은 미리 돌려 보고(네마와시), 품의(稟議·린기, 회람 결재) 로 승인됩니다. 자료는 3–5일 전에 보내십시오; 「검토하겠습니다」(検討します) 라는 답을 예상하십시오. 이는 완곡한 거절이거나 「아직 아니다」인 경우가 많습니다
「네」	「네(はい, hai)」는 「듣고 있습니다」이지 「동의합니다」가 아닙니다. 구체적인 다음 단계가 나오는지를 신호로 보십시오
통역	짧은 문장으로 말하고 사이를 두십시오; 통역사가 아니라 상대방을 보고 말하십시오
자료	참석자 전원에게 인쇄한 유인물(지금도 흔합니다), 자세하고 수치가 들어간 것; 일본 측은 슬라이드를 꼼꼼히 읽습니다
마무리	주최 측이 엘리베이터나 건물 입구까지 배웅하고 문이 닫힐 때까지 인사할 수 있습니다 — 돌아서서 같이 인사하십시오
후속	같은 날 이메일로 감사 인사; 자세한 회의록은 높이 평가받습니다

복장, 선물, 회식

복장: 남성은 짙은 색 정장, 흰색·밝은 색 셔츠, 무난한 넥타이; 여성은 정장이나 재킷을 갖춘 원피스, 낮은 굽, 최소한의 장신구. 쿨비즈(Cool Biz, 5–9월) 기간에는 많은 사무실에서 재킷과 넥타이를 생략해도 괜찮습니다 — 주최 측을 따르십시오. 사무실에 들어가기 전에 코트를 벗으십시오.
선물: 선택 사항입니다. 고국의 작고 포장된 지역 특산품(과자, 차, 지역 공예품)을 마지막에 건네며 「변변찮은 것입니다만」(つまらないものですが)이라고 말합니다. 네 개 세트, 칼류, 너무 비싼 물건(부담이 됩니다)은 피하십시오.
회식(접대·接待, settai): 주최 측이 주문하고 술을 따릅니다. 그렇게 하도록 두십시오; 따라 줄 때는 잔을 들고 받으십시오; 다른 사람에게도 따라 주십시오; 건배(乾杯)를 기다리십시오; 음식을 대놓고 거절하지 마십시오 — 조금만 덜어 먹어도 됩니다; 계산은 주최 측이 합니다 — 계산서를 두고 다투지 마십시오; 자기 쪽에서 만날 때 답례하십시오. 술은 선택 사항이며 오늘날 거절해도 받아들여집니다.
호칭과 직함: 성 + 상(さん)(「다나카상」); 직함(部長 부초 = 부서장, 課長 가초 = 과장, 社長 샤초 = 사장) 은 그 회사 직원들이 이름 대신 사용합니다. 비즈니스에서 이름(first name)은 쓰지 않습니다.
인사(お辞儀): 인사할 때는 가볍게 고개를 숙이는 정도(15°), 감사나 사과에는 30°; 외국인과는 악수도 흔합니다 — 상대를 따르고, 인사와 악수를 어색하게 섞지 마십시오. 정확한 각도를 기대하는 사람은 없습니다.
말: 몇 마디 — 처음 뵙겠습니다(はじめまして), 잘 부탁드립니다(よろしくお願いします), 신세를 지겠습니다(お世話になります) — 가 그 분량에 비해 큰 호의를 얻습니다.
도장과 계약: 많은 기업에서 아직도 회사 도장(判子·한코) 으로 계약서에 날인합니다; 전자 서명은 2020년 이후 확산되고 있습니다. 일본의 계약서는 서구보다 짧고 관계가 무게를 가집니다 — 조항을 하나하나 협상하는 것보다 회의 전에 쌓아 둔 관계가 더 중요합니다.
외국인에게 주어지는 여유: 노력하는 모습이 보이면 실수는 넘어가 줍니다. 넘어가 주지 않는 것은 지각, 명함을 함부로 다루는 것, 그리고 그 자리에서 결정을 재촉하는 것입니다.

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출처

일본무역진흥기구(JETRO, Japan External Trade Organization) — 일본의 비즈니스 매너와 커뮤니케이션

https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/

일본 외무성 — Web Japan: 비즈니스 관습

https://web-japan.org/

환경성 — 쿨비즈(Cool Biz) 캠페인(5–9월 사무실 복장 기준)

https://ondankataisaku.env.go.jp/coolchoice/coolbiz/

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