到日本出差：名片、會議，以及真正重要的禮儀

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答案三件事承擔了大部分的分量：帶足名片（名刺，meishi）並正確交換——起身，雙手遞出，姓名與公司朝向對方，雙手接過，讀一讀，會議期間把名片擺在自己面前的桌上，絕不放進後褲袋；守時，也就是提早 5–10 分鐘到；以及理解會議往往是為了確認事前已經談妥的事，因此決定是在會議與會議之間，由負責協調共識的人（根回し，nemawashi）做出的，而「我們會研究一下」（検討します，kentō shimasu）經常等於不行。穿著保守，依對方給你的引導入座（客人坐離門最遠的位置），讓對方那邊職位最高的人主導寒暄。第一次見面送禮並非必要；一件來自家鄉、包裝好的小小地方特產會很受歡迎。

到日本出差的人收到的建議遠多於他們用得上的——鞠躬的角度、座次、雙手遞名片。大部分只是錦上添花。真正會改變一場會議走向的只有少數幾點，其餘的，只要外國人看得出在努力，都會被原諒。

名片（名刺）

該做的	不該做的
一週的會議準備 50–100 張；背面印有日文的名片會受到欣賞（日本的印刷店一天就能做好，¥3,000–5,000）	用完了——這會被看成沒有準備
起身，一次一位、從職位高的人開始交換；雙手遞出，文字朝向對方，報上自己的姓名與公司	單手遞出，或把名片從桌面滑過去
雙手接過，讀一讀（姓名、職稱），說「謝謝」（ありがとうございます，arigatō gozaimasu）或「請多指教」（よろしくお願いします，yoroshiku onegaishimasu）	馬上塞進口袋
把收到的名片擺在自己面前的桌上，依座次排列（最上面那張 = 職位最高的人），整場會議都這樣放著	在上面寫字、把它折彎、放進後褲袋，或者忘了帶走
名片夾（¥1,000–3,000）——會後再把名片收進名片夾	放皮夾裡或散在包包裡

會議

項目	會是什麼樣
時間	提早 5–10 分鐘到；就算只遲到 5 分鐘，也應該事先打電話致歉、見面後再當面致歉
座次	等對方引導；客人坐離門最遠的位置（上座，kamiza），主人坐離門最近的位置。受邀後再坐下
談話順序	由對方的資深者主導寒暄（天氣、你的行程、他們的城市）；接著進入議程。資深者說話時，他們團隊的其他人可能一言不發——沉默是在思考，不是不同意
決定	很少在會議室裡做出。提案會事先在內部流轉（根回し），並透過逐級會簽（稟議，ringi）取得核可。請提前 3–5 天寄出資料；預期會聽到「我們會研究一下」（検討します），這往往是委婉的拒絕或「還不到時候」
「是」	「是」（はい，hai）的意思是「我在聽」，不是「我同意」。真正的訊號是具體的下一步
口譯	用短句說話，留出停頓；看著對方，而不是口譯員
資料	為每個人準備紙本講義（現在仍然常見），內容詳細、有數字；日方會仔細閱讀簡報
結束	主人可能會送你到電梯或大樓門口，並一直鞠躬到電梯門關上——請轉身回禮
後續	當天以電子郵件致謝；詳細的會議紀錄很受重視

穿著、禮物、餐敘

穿著：男性 深色西裝、白色或淺色襯衫、保守的領帶；女性 套裝或洋裝加外套、低跟鞋、首飾從簡。Cool Biz（清涼商務，5–9 月）意味著許多公司可以不穿外套、不打領帶——跟著主人的做法走。進辦公室前先脫掉大衣。
禮物：並非必要；在結束時遞上一件來自家鄉的 小巧、包裝好的地方特產（點心、茶、當地工藝品），並說「不成敬意」（つまらないものですが，tsumaranai mono desu ga）。避免 四件一組、刀具，以及 過於貴重的東西（會造成人情負擔）。
餐敘（接待，settai）：由主人點菜、由主人斟酒，就讓他們來；別人替你斟酒時把杯子端起來；也替別人斟酒；等到乾杯（乾杯）再喝；不要直接拒絕食物——吃一小份就好；由主人買單——不要搶著付帳；回到自己的主場時再回請。喝酒並非必要，如今婉拒也是可以接受的。
稱呼與職稱：姓氏 + san（さん）（「田中さん」，Tanaka-san）；職稱（部長 buchō ＝部門主管，課長 kachō ＝科室主管，社長 shachō ＝公司負責人） 會被他們的部屬拿來代替姓名。商務場合不使用名字（first name）。
鞠躬：打招呼時點頭式鞠躬（15°），致謝或致歉時 30°；與外國人握手也很常見——跟著對方來，不要彆扭地把鞠躬和握手混在一起。沒有人期待你鞠躬鞠得標準。
語言：幾句話——初次見面（はじめまして，hajimemashite）、今後請多指教（よろしくお願いします）、承蒙關照（お世話になります，osewa ni narimasu）——能帶來遠超其分量的善意。
印章與合約：許多公司仍然用 公司印章（判子，hanko） 簽署合約；電子簽名 自 2020 年起在普及。日本的合約比西方的短，關係本身有分量——會前建立的關係比逐條談判更重要。
對外國人的寬容度：只要努力看得出來，失誤是會被原諒的。不可原諒的是 遲到、隨便對待名片，以及在會議室裡逼對方當場做決定。

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出處

日本貿易振興機構（JETRO, Japan External Trade Organization）——日本的商務禮儀與溝通

https://www.jetro.go.jp/en/invest/setting_up/

日本外務省——Web Japan：商務習慣

https://web-japan.org/

環境省——Cool Biz（清涼商務）行動（5–9 月的辦公室服儀規範）

https://ondankataisaku.env.go.jp/coolchoice/coolbiz/

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